Algemene Voorwaarden – Frank Keizer

Artikel 1. Definities en toepasselijkheid

1.          Dienstverlener: Frank Keizer, gevestigd te Gouda, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [nog niet ingeschreven], optredend als zelfstandig ondernemer.

2.          Opdrachtgever: De natuurlijke of rechtspersoon die aan Dienstverlener een opdracht heeft verstrekt of met wie Dienstverlener in bespreking is over een opdracht.

3.          Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, aanbiedingen, werkzaamheden, overeenkomsten en leveringen van diensten door Dienstverlener, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

4.          Eventuele algemene (inkoop)voorwaarden van Opdrachtgever worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.

Artikel 2. Uitvoering van de opdracht en inspanningsverplichting

1.          Dienstverlener voert de opdracht uit naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap. Dit betreft te allen tijde een inspanningsverplichting en uitdrukkelijk geen resultaatsverplichting.

2.          Indien de opdracht (mede) het beheer, de optimalisatie of de implementatie van AFAS-software betreft, is Opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor de benodigde softwarelicenties, de juiste werking van de eigen IT-infrastructuur en de tijdige back-ups van data.

3.          Dienstverlener is niet verantwoordelijk voor de juistheid, volledigheid of tijdigheid van gegevens die door Opdrachtgever of derden in AFAS of andere (financiële) systemen zijn ingevoerd.

4.          Eindverantwoordelijkheid: Opdrachtgever blijft te allen tijde volledig zelf eindverantwoordelijk voor de inrichting van de eigen financiële processen, de toekenning van autorisaties, de fiscale aangiften, de loonverwerking en de managementinformatie die met behulp van de door Dienstverlener geleverde werkzaamheden tot stand komt.

5.          Dienstverlener is gerechtigd om voor de uitvoering van de werkzaamheden derden in te schakelen, mits dit vooraf met Opdrachtgever is afgestemd.

Artikel 3. Duur, opzegging en ontbinding

1.          De overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd (projectbasis) of voor onbepaalde tijd (interim- of beheerbasis), zoals vastgelegd in de opdrachtbevestiging.

2.          Voor een overeenkomst op interim-basis geldt een wederzijdse, schriftelijke opzegtermijn van twee (2) kalendermaanden, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen. Voor overige overeenkomsten voor onbepaalde tijd geldt een opzegtermijn van één (1) kalendermaand.

3.          Elk der partijen is gerechtigd de overeenkomst met onmiddellijke ingang, zonder rechterlijke tussenkomst en zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn, geheel of gedeeltelijk te ontbinden indien de andere partij:

o   Surseance van betaling heeft aangevraagd of dit aan hem is verleend;

o   In staat van faillissement is verklaard of een faillissementsaanvraag is ingediend;

o   De bedrijfsvoering staakt of liquideert.

Artikel 4. Medewerking door Opdrachtgever

1.          Opdrachtgever draagt er zorg voor dat alle gegevens, documenten, autorisaties en toegang tot systemen (zoals de AFAS-omgeving en financiële pakketten) die Dienstverlener nodig heeft voor het uitvoeren van de opdracht, tijdig, veilig en volledig worden verstrekt.

2.          Indien de voor de uitvoering van de opdracht benodigde gegevens of systeemtoegang niet tijdig zijn verstrekt, heeft Dienstverlener het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten en de hieruit voortvloeiende kosten volgens de gebruikelijke tarieven aan Opdrachtgever in rekening te brengen.

Artikel 5. Tarieven, betaling en prijsindexering

1.          Alle gehanteerde tarieven zijn exclusief btw, reiskosten en eventuele andere projectgebonden onkosten, tenzij schriftelijk anders vermeld.

2.          Facturatie vindt maandelijks plaats op basis van nacalculatie (werkelijk gewerkte uren), tenzij schriftelijk een vaste projectprijs is overeengekomen.

3.          De betalingstermijn bedraagt 14 dagen na factuurdatum. Bij overschrijding van deze termijn is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim, zonder dat hiervoor een ingebrekestelling vereist is. Opdrachtgever is vanaf dat moment de wettelijke handelsrente verschuldigd.

4.          Verbod op opschorting en verrekening: Opdrachtgever is niet gerechtigd betalingen op te schorten of te verrekenen met enige vermeende tegenvordering op Dienstverlener.

5.          Incassokosten: Alle redelijke gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten die Dienstverlener maakt ter verkrijging van voldoening buiten rechte komen volledig voor rekening van Opdrachtgever.

6.          Opschortingsrecht bij wanbetaling: Indien Opdrachtgever een factuur niet binnen de betalingstermijn voldoet, is Dienstverlener gerechtigd alle werkzaamheden onmiddellijk op te schorten. Gedurende de periode van opschorting blijft Opdrachtgever gehouden de overeengekomen vergoeding voor reeds gereserveerde uren, ingeplande werkzaamheden en beschikbaar gehouden capaciteit te voldoen, ongeacht of de werkzaamheden feitelijk kunnen worden uitgevoerd. Alle hieruit voortvloeiende kosten, schade en omzetderving aan de zijde van Dienstverlener komen voor rekening van Opdrachtgever.

7.          Prijsindexering: Dienstverlener heeft het recht om jaarlijks per 1 januari de overeengekomen (uur)tarieven aan te passen op basis van het consumentenprijsindexcijfer (CPI) van het CBS, of met een maximaal percentage van 5%, mits dit ten minste 30 dagen van tevoren schriftelijk aan Opdrachtgever is aangekondigd.

8.          Meerwerk: Werkzaamheden die niet expliciet zijn opgenomen in de opdrachtbevestiging, dan wel voortvloeien uit aanvullende wensen, gewijzigde inzichten, gewijzigde wet- en regelgeving, aanvullende rapportageverzoeken, wijzigingen in processen of onvolledige informatieverstrekking door Opdrachtgever, worden aangemerkt als meerwerk en tegen het op dat moment geldende uurtarief aan Opdrachtgever in rekening gebracht.

Artikel 6. Testfase en acceptatieprocedure

1.          Na oplevering van een specifieke AFAS-inrichting, een dashboard, een rapportage of een ontwikkeld bedrijfsproces, treedt een testfase in werking van veertien (14) dagen, tenzij schriftelijk een andere termijn is overeengekomen.

2.          Indien Opdrachtgever binnen deze termijn geen schriftelijke, gedetailleerde gebreken of afwijkingen meldt, geldt de opgeleverde inrichting of het product als volledig geaccepteerd.

3.          Gebreken die na de acceptatieperiode worden gemeld, of aanpassingen die na acceptatie gewenst zijn, worden door Dienstverlener aangemerkt als nieuwe werkzaamheden en op basis van nacalculatie tegen het geldende uurtarief in rekening gebracht.

Artikel 7. Klacht- en vervaltermijnen

1.          Opdrachtgever dient een vermeende tekortkoming in de uitvoering van de werkzaamheden binnen 14 dagen nadat deze ontdekt is, of redelijkerwijs ontdekt had kunnen worden, schriftelijk en gedetailleerd aan Dienstverlener te melden. Bij gebreke daarvan vervalt iedere aanspraak jegens Dienstverlener.

2.          Iedere rechtsvordering en elke aanspraak op schadevergoeding tegen Dienstverlener vervalt onherroepelijk uiterlijk twaalf (12) maanden nadat Opdrachtgever bekend is geworden, of redelijkerwijs bekend had kunnen zijn, met het schadebrengende feit en de schade.

Artikel 8. Elektronische communicatie

1.          Het dataverkeer en de communicatie tussen Dienstverlener en Opdrachtgever verloopt grotendeels via elektronische weg (zoals e-mail, cloudomgevingen en API-koppelingen).

2.          Dienstverlener is nimmer aansprakelijk voor schade, van welke aard dan ook, die het gevolg is van of verband houdt met de onderschepping, het verlies, de vertraging, virusoverdracht, malware of onjuiste verzending van elektronische communicatie, tenzij er sprake is van opzet of bewuste roekeloosheid aan de zijde van Dienstverlener.

Artikel 9. Cybersecurity en systeemtoegang

1.          Opdrachtgever blijft te allen tijde zelf volledig verantwoordelijk voor het beheer van gebruikersaccounts, wachtwoorden, multi-factor authenticatie (MFA) en autorisaties binnen de gebruikte softwareomgevingen.

2.          Dienstverlener is nimmer aansprakelijk voor schade als gevolg van onbevoegde toegang, hacking, phishing, ransomware, datalekken of andere veiligheidsincidenten die buiten de directe invloedssfeer van Dienstverlener liggen.

Artikel 10. Aansprakelijkheid, garanties en vrijwaringen

1.          Dienstverlener is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming in de uitvoering van de overeenkomst. De aansprakelijkheid is te allen tijde beperkt overeenkomstig de bepalingen van dit artikel.

2.          Uitsluiting indirecte schade: Dienstverlener is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade, waaronder begrepen maar niet beperkt tot: bedrijfsschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, administratieve of fiscale boetes van overheidsinstanties, of verlies, verminking of corruptie van data.

3.          Vrijwaring softwareleverancier: Dienstverlener is niet aansprakelijk voor fouten, bugs, storingen, beveiligingslekken of downtime veroorzaakt door AFAS Software BV of door andere toeleveranciers van software, API-koppelingen, plug-ins of hostingpartijen die door Opdrachtgever worden gebruikt.

4.          Algemene vrijwaring: Opdrachtgever vrijwaart Dienstverlener voor alle aanspraken van derden (waaronder medewerkers en de Belastingdienst) die voortvloeien uit of verband houden met de door Opdrachtgever verstrekte onjuiste, onvolledige of onrechtmatige gegevens, documenten, instellingen of instructies.

5.          De totale aansprakelijkheid van Dienstverlener is per gebeurtenis (waarbij een reeks samenhangende gebeurtenissen als één gebeurtenis geldt) beperkt tot het bedrag dat door de beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering van Dienstverlener daadwerkelijk wordt uitgekeerd, vermeerderd met het eigen risico.

6.          Indien de verzekering om welke reden dan ook niet uitkeert, is de totale aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het bedrag dat in de zes (6) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis door Dienstverlener aan Opdrachtgever is gefactureerd. De aansprakelijkheid bedraagt in geen geval meer dan € 25.000.

Artikel 11. Overmacht (Force Majeure)

1.          Tekortkomingen van Dienstverlener in de nakoming van de overeenkomst kunnen niet aan hem worden toegerekend indien zij het gevolg zijn van overmacht. Onder overmacht wordt mede verstaan: ziekte of langdurige arbeidsongeschiktheid van Dienstverlener, netwerk- of cyberaanvallen bij Dienstverlener of Opdrachtgever, stroomstoringen, overheidsmaatregelen en storingen in de vitale IT-infrastructuur van derden.

2.          Tijdens overmacht worden de verplichtingen van Dienstverlener opgeschort. Indien de periode van overmacht langer duurt dan dertig (30) dagen, zijn beide partijen bevoegd de overeenkomst schriftelijk te ontbinden, zonder dat er in dat geval een verplichting tot schadevergoeding bestaat.

Artikel 12. Intellectueel eigendom en maatwerk

1.          Alle rechten van intellectueel eigendom op de door Dienstverlener ontwikkelde rapportages, dashboards, procesbeschrijvingen, specifieke AFAS-inrichtingen, sjablonen en andere documenten of softwarematige inrichtingen blijven te allen tijde berusten bij Dienstverlener.

2.          Generieke kennis en hergebruik: Alle generieke kennis, werkwijzen, templates, modellen, scripts, rapportagestructuren en configuraties blijven eigendom van Dienstverlener, ongeacht of deze specifiek tijdens of ten behoeve van de opdracht voor Opdrachtgever zijn ontwikkeld. Dienstverlener behoudt het onvoorwaardelijke recht deze elementen in te zetten voor opdrachten bij derden.

3.          Eigendomsvoorbehoud gebruiksrecht: Het niet-exclusieve, niet-overdraagbare gebruiksrecht van Opdrachtgever voor de ontwikkelde materialen binnen de eigen organisatie ontstaat uitsluitend nadat alle door Dienstverlener verzonden facturen volledig door Opdrachtgever zijn voldaan. Het gebruiksrecht vervalt automatisch zolang Opdrachtgever in verzuim is met betaling. Het gebruiksrecht geldt voor onbepaalde tijd binnen de eigen organisatie van Opdrachtgever.

4.          Verbod op overdracht en commerciële exploitatie: Het gebruiksrecht dat aan Opdrachtgever wordt verleend is uitsluitend bestemd voor intern gebruik binnen de eigen organisatie van Opdrachtgever. Het is Opdrachtgever niet toegestaan de door Dienstverlener ontwikkelde of ter beschikking gestelde materialen, configuraties, werkwijzen, templates, scripts, rapportages, dashboards, procesbeschrijvingen of AFAS-inrichtingen commercieel te exploiteren, te verkopen, te licentiëren, te distribueren, openbaar te maken of op enige andere wijze aan derden beschikbaar te stellen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Dienstverlener.

Artikel 13. Geheimhouding en AVG

1.          Beide partijen zijn verplicht tot strikte geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie, bedrijfsgeheimen en financiële data die zij in het kader van de overeenkomst van elkaar hebben verkregen.

2.          Duur van de geheimhouding: Deze geheimhoudingsverplichting blijft ook na beëindiging of ontbinding van de overeenkomst onverminderd en voor onbepaalde tijd van kracht tussen partijen.

3.          Privacy en AVG: Dienstverlener zal persoonsgegevens en gevoelige bedrijfsinformatie die tijdens de werkzaamheden in de administratie of AFAS-software worden ingezien of verwerkt, uitsluitend behandelen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

4.          Rollenstructuur: Voor zover wettelijk vereist zullen partijen hun respectieve rollen onder de AVG bepalen en indien noodzakelijk een verwerkersovereenkomst sluiten.

Artikel 14. Toepasselijk recht en geschillen

1.          Op alle rechtsbetrekkingen en overeenkomsten waarbij Dienstverlener partij is, is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing.

2.          Geschillen die niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, zullen in eerste instantie uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Dienstverlener is gevestigd.

Artikel 15. Slotbepalingen

1.          Indien één of meer bepalingen van deze algemene voorwaarden nietig blijken te zijn of vernietigd worden, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval een vervangende bepaling overeenkomen die zoveel mogelijk aansluit bij het doel en de strekking van de oorspronkelijke bepaling.